چگونه برای یک ممیزی ISO موفق آماده شوم؟

مهم نیست چه تعداد ممیزی را از سر گذرانده باشید، دانستن اینکه فردی برای ارزیابی فعالیت های شما می آید، همیشه تنش و اضطراب ایجاد می کند. در این مقاله توصیه هایی برای رهایی از این ترس و آماده شدن برای یک ممیزی ایزو موفق - فارغ از اینکه کدام سیستم استاندارد کیفیت را برای سازمان خود پیاده سازی کرده اید- اشاره می کنم.

1- آماده سازی کارکنان

  • خط مشی کیفیت سازمانتان را مرور کنید و مطمئن شوید که همه آن را درک کرده اند. نیاز نیست که کارکنانتان آن را از بر کنند، اما آن ها باید درک روشنی از آنچه سازمان از لحاظ کیفیت متعهد است داشته باشند.

اهداف کیفیت را برای کارکنانتان مرور کنید. کارکنان باید بدانند که اهداف کیفی سازمان شما چیست و چگونه می توانند به شما در رسیدن به آن کمک کنند. آنها باید بدانند و بتوانند چگونگی تاثیر فعالیت های روزانه بر این اهداف را تشریح کنند.

  • اطمینان حاصل کنید که همه به  درستی آموزش دیده اند تا وظایف مربوط به خود را انجام دهند.
  • مطمئن شوید که همه بدانند کجا باید روش اجرایی ها، دستورالعمل ها و فرم های مرتبط با کار و ثبت صحیح فعالیت یا فرایند مشخص مربوط به خود را بیابند.
  • بگذارید همه دامنه ممیزی را بدانند، اینکه ممیزین درهنگام ممیزی چه چیزی را در حوزه فعالیت آنها بازرسی خواهند کرد.
  • کارکنان باید اعتماد بنفس پاسخ گویی آنچه را که می دانند - به همان اندازه که پاسخ "من نمیدانم" را هنگامی که مطمئن نیستند چه پاسخی بدهند - داشته باشند.

2- تمام اطلاعات مستند شده را بررسی کنید

  • مطمئن شوید که مستندات و لیست سوابق بروز رسانی شده است.
  • بررسی کنید که همه مستندات توسط افرادی که در فرایند یا فعالیت ها شامل می شوند بازنگری، تایید، ابلاغ و پیگیری شده است.
  • اطمینان حاصل کنید که هیچ کس از مستندات و فرم های منسوخ شده استفاده نکند.
  • بررسی کنید که همه سوابق استفاده شده اند و به درستی پر می شوند.
  • اطمینان حاصل کنید که تمام فرایند ها به درستی اجرا می شوند.
  • اطمینان حاصل کنید که تمام فرایند ها ( چه آنها که مستند شده و یا نه) به درستی دنبال می شوند.
  • اطمینان حاصل کنید فرایند های بحرانی در مسیر درست توسط کارکنان اجرا می شوند.

3- روند اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه را بررسی نمایید.

  • یافته های ممیزی های قبلی را بررسی کنید و مطمئن شوید پیگیری شده است.
  • تمام عدم انطباق ها باید به درستی ثبت، بررسی شود و اقدامات لازم درنظر گرفته شده و تا زمان ممیزی به نتیجه برسد.
  • اقدامات اصلاحی انجام شده و به اتمام رسیده به تاییدیه مناسب اثر بخشی اش نیازمند است.

4- محل کارتان را سازماندهی کنید.

  • اینکه بگوییم کنترل و تضمین کیفیت در یک مکان کثیف و نامرتب اتفاق می افتد بسیار مضحک به نظر می رسد و یک ممیز هم این امر را می داند. بنابراین زمانی را برای سازماندهی کردن محل کارتان ( واحد ها، میز، انبار؛ کارگاه، کف و ...) اختصاص دهید.
  • مطمئن شوید که سوابق، فرم ها، روش اجرایی ها و هرگونه اسناد مرتبط دم دست و دسترسی به آن آسان است.
  • برای یک ممیزی خوب وحرفه ای خود را آماده کنید.
  • برخورد اول بسیار مهم است. با ممیزین حرفه ای و با احترام برخورد کنید.
  • پیش داوری نکنید. ممیزین دشمن شما نیستند، آنها برای کمک به سازمان شما در جهت کشف نواقص و ضعف آمده اند تا اقدامات بهبود لازم را گوشزد نمایند.
  • کارها را تا دقیقه نود به تعویق نیاندازید. آمادگی برای ممیزی به زمان و تلاش نیازمند است. بنابراین هرچه زودتر سازمانتان را برای ممیزی آماده کنید موفق تر خواهید بود.

 

 محبوبه نحوی

اردیبهشت 95

Share this article:

">
امتياز دهيد:
اگر می خواهید طول عمر بیشتری داشته باشید، بعد از ب...
10 اشتباهی که در مدیریت سیستم استاندارد ISO 9001 ر...